چگونه برای مرخصی از کار (leave of absence) درخواست دهیم: یک مکالمه کاربردی

در این بخش، مکالمه بین یک کارمند (Employee) و مدیرش (Manager) را می‌بینید. کارمند قصد دارد برای یک مرخصی دو هفته‌ای درخواست دهد.

Manager: Good morning. How can I assist you?

Employee: Good morning. I wanted to talk to you about applying for a leave of absence from work.

Manager: Of course, can you give me more details about your request?

Employee: Yes, I'm planning to take a two-week leave starting next Monday.

Manager: Alright, could you tell me the reason for your leave?

Employee: I have a family emergency that I need to attend to out of town.

Manager: I understand. Have you completed the necessary leave application form?

Employee: Yes, I have. I just wanted to discuss my options with you.

Manager: You can take paid leave, unpaid leave or both. Or use vacation or sick days you've accrued.

Employee: I wanted to use my paid time off, but I don't have enough hours saved.

Manager: You can combine paid and unpaid leaves to continue receiving benefits.

برای شروع یک مکالمه رسمی و مودبانه برای درخواست مرخصی، می‌توانید از این عبارت استفاده کنید:

• I wanted to talk to you about applying for a leave of absence from work.

این جمله به طور مستقیم و شفاف به مدیرتان اطلاع می‌دهد که موضوع صحبت شما چیست. Leave of absence یک اصطلاح رسمی برای مرخصی گرفتن از کار برای یک دوره مشخص است.

مثال دیگر:

I wanted to talk to you about my schedule for next month.

برای اینکه درخواستتان واضح باشد، باید مدت و تاریخ شروع مرخصی را اعلام کنید. از این ساختار استفاده کنید:

• I'm planning to take a [duration] leave starting [date].

به جای [duration] مدت زمان (مثلاً three-day یا one-month) و به جای [date] تاریخ شروع (مثلاً this Wednesday یا July 1st) را قرار دهید.

مثال دیگر:

I'm planning to take a five-day leave starting next Friday for a personal trip.

معمولاً مدیر شما دلیل مرخصی را می‌پرسد. می‌توانید از این عبارت برای توضیح دلیل خود استفاده کنید:

• I have a [reason] that I need to attend to.

در اینجا، [reason] می‌تواند دلیلی مانند a personal matter یا a medical appointment باشد. عبارت attend to به معنی رسیدگی کردن به یک موضوع است.

مثال دیگر:

I have a doctor's appointment that I need to attend to in the morning.

در مکالمه، مدیر به چند نوع مرخصی اشاره می‌کند که دانستن آنها بسیار مهم است:

• Paid leave / Paid time off (PTO): مرخصی با حقوق. یعنی شما در روزهایی که سر کار نیستید هم حقوقتان را دریافت می‌کنید.
• Unpaid leave: مرخصی بدون حقوق. در این نوع مرخصی، برای روزهای غیبت به شما پولی پرداخت نمی‌شود.
• Vacation days: روزهای مرخصی استحقاقی که برای سفر و استراحت در نظر گرفته شده است.
• Sick days: روزهای مرخصی استعلاجی که برای بیماری می‌توانید استفاده کنید.
• Accrued: به معنی «جمع شده» یا «ذخیره شده» است. مثلاً vacation days you've accrued یعنی روزهای مرخصی که تا به حال برای شما ذخیره شده است.

گاهی اوقات، همانطور که در دیالوگ گفته شد، می‌توانید این دو را با هم ترکیب کنید: You can combine paid and unpaid leaves.

مثال دیگر:

She used all her accrued sick days last month. Now she has to take unpaid leave.

وقتی می‌خواهید از مدیر خود درخواست مرخصی کنید، این نکات را به خاطر بسپارید:

1. مودب و رسمی باشید: همیشه مکالمه را با احترام شروع کنید، مثلاً با Good morning.
2. دلیل خود را آماده کنید: لازم نیست جزئیات خیلی شخصی را بگویید، اما آماده باشید که یک دلیل کلی مانند family matter یا personal reasons ارائه دهید.
3. از قبل برنامه‌ریزی کنید: تا جای ممکن، درخواست خود را زودتر از موعد به مدیرتان اطلاع دهید.
4. فرم‌های لازم را پر کنید: همانطور که در مکالمه اشاره شد (Have you completed the necessary leave application form?)، از قبل در مورد فرآیند اداری درخواست مرخصی در شرکت خود اطلاعات کسب کنید.